Repositorio de documentos/archivos. Los sistemas de gestión documental sirven como repositorio central para todos los documentos importantes de la organización.
Mayor seguridad y Management: Se implementan permisos de acceso personalizados para proteger documentos sensibles, minimizando el riesgo de filtraciones.
Por lo tanto, una de las ventajas de la computación en la nube es poder almacenar y acceder a documentos desde cualquier lugar, lo que facilita la organización y la colaboración.
Alfresco es un potente software de gestión documental open up supply que destaca por su flexibilidad y capacidad de integración con distintos entornos empresariales.
Con estas características, DMS es muy utilizado por empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de documentos que no tienen una complejidad muy alta.
El primer paso en la implementación de un DMS es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la organización. Este análisis debe incluir:
A pesar de los numerosos beneficios, las organizaciones pueden enfrentar diversos desafíos al implementar un sistema de gestión documental. Uno de los principales problemas es la resistencia al cambio.
La escalabilidad de la herramienta que permite que la misma crezca a medida que la empresa va creciendo. Este gestor documental puede reconfigurarse en cualquier momento y según necesidades puntuales.
Hay empresas que mantienen datos de clientes o propiedad intelectual en sus instalaciones y utilizan la nube para tareas rutinarias.
Accesibilidad desde cualquier lugar: Los documentos están disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo conectado.
Un contrato puede almacenarse en un archivador en el departamento lawful. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones fileísicas y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.
Es posible que te encuentres luchando por encontrar la información que necesitas, perder tiempo valioso en la búsqueda de documentos o incluso enfrentar riesgos de seguridad al manejar información confidencial de manera inadecuada.
Esto no solo agudiza la necesidad de sistemas de almacenamiento en la nube, sino que también enfatiza la importancia de la seguridad de datos, dado que la información puede ser susceptible una vez que está fuera de la infraestructura física de la organización.
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